La Asamblea General de Accionistas de Ecopetrol aprobó la propuesta de la Junta Directiva para la hacer una modificación al reglamento interno de la Asamblea General de Accionistas. ¿Cuáles son los cambios?
Los cambios aprobados, entre sutiles y estructurales, fueron a 28 artículos del reglamento y así quedaron:
- Artículo 1: Alcance:
Con el presente Reglamento, Ecopetrol S.A. establece las normas por las que habrán de regirse las reuniones de la Asamblea General de Accionistas (“AGA”) y acoge mejores prácticas de gobierno corporativo que facilitan la participación y la toma de decisiones de los accionistas, a la vez que complementa los requisitos previstos en los estatutos sociales (los “Estatutos”) y en el Código de Buen Gobierno.
- Artículo 2: Clases de Reuniones de Asamblea General de Accionistas:
Las reuniones de la AGA de la Sociedad podrán ser ordinarias o extraordinarias.
La reunión ordinaria de la AGA se efectuará en el domicilio social, es decir, en cualquier ubicación de Bogotá, D.C., o de manera virtual, dentro de los tres (3) primeros meses de cada año, en el día, hora y lugar indicados en la convocatoria.
En esta reunión, la AGA abordará los siguientes temas, sin perjuicio de otros que le sean asignados por la Ley o en los Estatutos: a) examinar la situación de la Sociedad; b) elegir a los miembros de la Junta Directiva y el Revisor Fiscal; c) determinar las directrices económicas de la Sociedad; d) analizar las cuentas y estados financieros del último ejercicio; e) resolver sobre la distribución de utilidades; y f) acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.
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Las demás reuniones de la AGA que celebre la Sociedad serán extraordinarias y se convocarán y adelantarán acorde con lo dispuesto en la Ley y en los Estatutos.
La AGA podrá reunirse, sin previa convocatoria, en cualquier lugar cuando existiendo voluntad para ello, estuviere representada la totalidad de las acciones suscritas y podrá ocuparse de cualquier asunto salvo que la ley establezca otra cosa.
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- Artículo 3: Facultades de la Asamblea General de Accionistas:
Los accionistas deliberarán y decidirán en la AGA de acuerdo con las funciones atribuidas en la Ley y los Estatutos respecto de aquellos asuntos que hayan sido sometidos a su consideración de conformidad con el orden del día.
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- Artículo 4: Convocatorias
La convocatoria a la reunión ordinaria de la AGA la realizará el Presidente con una antelación de treinta (30) días calendario a la fecha prevista para la realización de la reunión, mediante publicación del aviso de convocatoria en la página web www.ecopetrol.com.co, o la que haga sus veces, así como en un diario de amplia circulación nacional de forma física o digital.
Si no fuere convocada, la AGA se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10:00 a.m. en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la Sociedad.
La convocatoria para reuniones extraordinarias, la hará el Presidente, la Junta Directiva o el Revisor Fiscal con una antelación de quince (15) días calendario a la fecha prevista para la realización de la reunión, mediante publicación del aviso de convocatoria en la página web www.ecopetrol.com.co, o la que haga sus veces, así como en un diario de amplia circulación nacional de forma física o digital.
Adicionalmente, la Sociedad implementará las siguientes mejores prácticas de gobierno corporativo: a) el domingo anterior a la fecha de la reunión ordinaria o extraordinaria de la AGA, la administración recordará mediante un aviso publicado en un diario de amplía circulación nacional de forma física o digital, y en la página web www.ecopetrol.com.co o la que haga sus veces, la fecha, hora, el lugar de reunión, y el orden del día en caso de reuniones extraordinarias; y b) con una antelación de por lo menos tres (3) días calendario a la fecha de la reunión, publicará en la página web www.ecopetrol.com.co o la que haga sus veces, el orden del día de la AGA y las proposiciones de la administración.
- Parágrafo Único:
La Sociedad publicará en la página web www.ecopetrol.com.co, o la que haga sus veces, los perfiles de cada una de las personas postuladas por los accionistas, junto con la carta de aceptación de postulación, una vez la Junta Directiva en funciones, con el propósito de brindar información completa y pertinente acerca de los candidatos que vaya a considerar, haya velado por que los candidatos y candidatas reúnan el perfil y cumplan los requisitos y las condiciones estatutarias y legales para integrar la Junta Directiva, sin perjuicio de la facultad que la AGA tiene en cuanto al nombramiento y remoción de los miembros de este órgano.
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- Artículo 5: Participantes:
Los accionistas podrán participar directamente con derecho a voz y voto en las reuniones de la AGA o a través de sus representantes legales o apoderados.
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- Artículo 6: Asistencia y Representación:
Los accionistas que deseen asistir personalmente a una reunión de la AGA, deberán dirigirse al lugar donde se llevará a cabo la reunión en la fecha y hora programada.
Para el registro, es necesario que el accionista persona natural, presente su documento de identificación. En el caso de accionistas personas jurídicas, el representante legal deberá presentar el certificado de existencia y representación legal debidamente expedido por la Cámara de Comercio o entidad que haga sus veces, con una vigencia no mayor a un (1) mes.
Para el caso de los accionistas menores de edad, sus representantes legales deberán presentar el registro civil de nacimiento, NUIP o tarjeta de identidad y el poder del otro padre si se encuentra en el registro y sólo si asiste uno de ellos. Lo anterior sin perjuicio de lo previsto en el artículo 185 del Código de Comercio, o la norma que lo modifique, sustituya o adicione.
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- Artículo 9: Unidad de Representación y de Voto:
Cada accionista, sea persona natural o jurídica, puede designar solamente un único representante o apoderado ante la AGA, independientemente del número de acciones del cual sea titular. Lo anterior sin perjuicio de lo previsto en el artículo 185 del Código de Comercio o la norma que lo modifique, sustituya o adicione.
Las acciones serán indivisibles; en consecuencia, cuando por cualquier causa legal o convencional, una o varias acciones pertenezcan a un número plural de personas, la Sociedad hará la inscripción a favor de todos los comuneros conjuntamente, los cuales deberán designar un representante común que ejerza los derechos correspondientes a su calidad de accionistas.
El representante o apoderado de un accionista no puede fraccionar el voto de su representado o poderdante, lo cual significa que no le es permitido votar con una o varias acciones de las representadas, en determinado sentido y con otra u otras acciones en sentido distinto. Sin embargo, esta unidad del voto no impide que el representante o apoderado de varios accionistas, vote en cada caso siguiendo por separado las instrucciones que le haya impartido cada representado o poderdante.
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- Artículo 10.- Instalación de la reunión:
El presidente de la Sociedad instalará la reunión de la AGA y luego presentará a consideración de la misma la designación del Presidente de la AGA. Como secretario actuará el secretario General de la Sociedad o quien haga sus veces. El secretario verificará el quórum deliberatorio.
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- Artículo 12.- Asistentes a las sesiones:
Podrán asistir a las sesiones, los accionistas o sus representantes o apoderados. En el evento en que asistan ambos, se entenderá revocado el poder otorgado por el accionista y sólo ingresará el accionista. Adicionalmente, están facultados para participar en las reuniones de la AGA, según corresponda, los miembros de la Junta Directiva, el Revisor Fiscal, los auditores especializados que se hubieren autorizado, las personas postuladas para ser designadas como integrantes de la Junta Directiva y Revisor Fiscal, el personal administrativo que se requiera, el representante de cualquier autoridad pública legalmente facultada para ello y cualquier otra persona autorizada.
El presidente de la AGA podrá autorizar el ingreso de particulares cuando no se afecte el normal desarrollo de las sesiones.
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- Artículo 16.- Sanciones por irrespeto:
Al asistente a la AGA que faltare al respeto debido a la misma, o a otro asistente, a su presidente o a su secretario, o a cualquier funcionario de la administración de la Sociedad o los ultrajare de palabra, le será impuesta por el Presidente de la AGA, discrecionalmente y según la gravedad de la falta, alguna de las sanciones siguientes:
- Llamamiento al orden
- Declaración pública de haber faltado al orden y al respeto debido
- Suspensión en el ejercicio de la palabra
- Suspensión del derecho a intervenir en el resto del debate o de la sesión
- Artículo 19: Acta de la Asamblea:
El secretario levantará el acta de la sesión que será recogida en el Libro de Actas, en los términos previstos en la Ley y en los Estatutos.
El acta donde consten las discusiones y decisiones será publicada en la página web de la Sociedad www.ecopetrol.com.co, la que haga sus veces, o la que la Sociedad disponga, por un término mínimo de tres (3) años.
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- Artículo 25.- Tipos de votos:
Existen dos tipos de voto. Dependiendo de la proposición que se someta a votación durante las reuniones de la AGA, se solicitará a los accionistas:
- Expresar su voluntad en sentido afirmativo, negativo, o en blanco o abstenerse. Primer tipo de voto
- Expresar su voluntad escogiendo entre dos o más opciones. Segundo tipo de voto
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Esos votos pueden incorporarse en un formato físico o en uno electrónico acorde con lo que la Sociedad defina para cada AGA. Cada voto está identificado con una letra.
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- Artículo 26.- Procedimiento de votación:
En el caso de votación electrónica:
- En el primer tipo de voto, para expresar el sentido de voto afirmativo (es decir por el “SÍ”) el accionista, su representante o su apoderado no deberá digitar ninguna opción en el mecanismo dispuesto para este tipo de votación y se entenderá que el voto es positivo; en todo caso podrá también manifestarlo a través de un aplauso.
- El accionista, su representante o apoderado que quiera votar negativo (es decir por el “NO”), en blanco, o abstenerse deberá digitar la opción correspondiente en el mecanismo dispuesto para este tipo de votación.
- En el caso del segundo tipo de voto, el accionista, su representante o su apoderado deberá digitar la opción que desee en la pantalla del equipo electrónico.
- Artículo 27.- Votos nulos:
Serán aquellos votos que no tiene validez y se contabilizarán así cuando:
- El voto se entregó sin diligenciar
- El voto se diligenció marcando más de una casilla
- La marcación se realizó por fuera del espacio destinado para ello
- El voto se efectuó por una persona que no ostenta la calidad de accionista al momento de la votación
- El accionista está inhabilitado por Ley para votar sobre algún tema específico
- El voto tiene alteraciones sobre los textos, números o códigos de barras
- El voto fue efectuado después que se había cerrado el tiempo para la votación
- En caso de votación por opción múltiple, se eligió una opción que no tenía asignada ninguna opción de votación
- Artículo 28.- Retiro del recinto:
Si un accionista, su representante o apoderado se retira del recinto donde se realizan las votaciones y se descarga del sistema, sus acciones o las que representa dejan de hacer parte del quórum, por lo que no debe dar a terceros votos diligenciados para su posterior entrega. De la misma forma, quienes se quedan en el recinto no deben recibir ni entregar votos de un tercero.
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- Artículo 30.- Resultado de las votaciones:
El resultado exacto de las votaciones será informado durante la reunión o a más tardar al finalizar el desarrollo de la totalidad de los puntos del orden del día de la respectiva reunión.
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- Artículo 33.- Vigencia:
El presente Reglamento rige desde el momento de su aprobación. Sin perjuicio de lo anterior, el mismo se incorporará a la normativa interna de la Sociedad, siguiendo los trámites corporativos correspondientes para el efecto.
