Clara, la solución para la gestión de gastos de las empresas en América Latina, anunció un nuevo recurso en su plataforma: un módulo para reembolsos de gastos realizados por los empleados mediante cualquier método de pago.
Esta funcionalidad simplifica y agiliza la gestión de reembolsos, permitiendo que las empresas abandonen el uso de hojas de cálculo de Excel, correos electrónicos, procesos manuales e incluso softwares dedicados únicamente a esta función.
Con la herramienta de Clara, todo, desde la solicitud hasta el pago, se puede ejecutar en un solo lugar, integrado con el resto de las soluciones financieras.
“Nacimos para eliminar los reembolsos corporativos y mantener las finanzas de las empresas más claras. Pero entendemos que, en la actualidad, el 100 % de las empresas todavía lleva a cabo algún tipo de proceso de reembolso. Para esos casos, el reembolso no debe ser una molestia. Si el reembolso debe ser una solución, es mejor que realmente resuelva algo«, resumió Juan Zuluaga, director de producto de la plataforma.
La nueva funcionalidad de Clara no solo busca ahorrar tiempo, sino que permite a los equipos financieros trabajar con más agilidad y recuperar el control sobre sus procesos.
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Y es que, en la actualidad, muchos empleados deben esperar hasta 30 días para recibir los montos que adelantaron de su propio bolsillo, mientras que las empresas pueden llegar a gastar casi 300 horas en procesar reembolsos, lo que equivale a una pérdida de productividad de cerca de $219 millones colombianos por cada 1.000 solicitudes.
¿En qué cambian los procesos de reembolsos?
Generalmente, para recuperar su dinero, un empleado debe tomar una foto del recibo, enviar la imagen con una descripción por correo electrónico o formulario, y esperar semanas hasta que el monto sea depositado en su cuenta, muchas veces sin siquiera recibir una confirmación de que su solicitud fue aprobada.
Al mismo tiempo, los equipos financieros tienen que recopilar las diversas solicitudes de reembolso, verificar que cumplan con las políticas de gastos de la empresa, consolidarlas en una hoja de cálculo con los datos bancarios de los empleados y enviarlas periódicamente al equipo de cuentas por pagar.
La nueva solución de Clara es totalmente personalizable según las necesidades de la empresa y está centralizada en una única plataforma. En la práctica, los empleados pueden solicitar reembolsos con solo una foto del recibo y unos pocos clics, los cuales pueden ser aceptados o rechazados de manera automática.
Todo de acuerdo con las reglas establecidas por los equipos financieros, que pueden incluir varias capas de aprobación y basarse en montos, categorías de consumo e incluso proveedores.
Lo que diferencia esta nueva funcionalidad es que forma parte de un ecosistema de pagos más amplio, que ya incluye tarjetas de crédito. Además, todo el proceso se potencia con tecnologías de última generación, como el reconocimiento de recibos mediante OCR e IA.
