La temporada navideña, crucial para el comercio colombiano, también trae consigo una gran responsabilidad fiscal. Recientemente, la DIAN cerró 35 almacenes y restaurantes por no cumplir con la normativa de facturación electrónica y formuló pliegos de cargos a 129 establecimientos en Bogotá.
Este escenario resalta la importancia de que las empresas, especialmente las pymes, se adapten a las nuevas exigencias fiscales para evitar sanciones y mejorar su competitividad.
«No podemos seguir viendo la facturación electrónica como un simple requisito administrativo. Es una herramienta estratégica que fortalece la transparencia, optimiza los procesos internos y facilita la confianza con los clientes. Durante la temporada navideña, el incumplimiento no solo expone a las empresas a sanciones económicas, sino que afecta de manera directa su reputación en un mercado altamente competitivo», destacó Alejandro Silva, gerente general de Sovos Saphety Colombia.
Recomendaciones para evitar multas de la DIAN
Con lo anterior, estos son seis consejos de Sovos Saphety Colombia para evitar multas y optimizar la temporada navideña:
- Revise el calendario de la DIAN y manténgase actualizado con las fechas clave: Conozca los plazos específicos para la facturación electrónica según el calendario fiscal de la DIAN. Cumplir con estas fechas es esencial para evitar sanciones y problemas durante la temporada alta. Planificar con antelación ayudará a minimizar errores y omisiones.
- Adopte la facturación electrónica POS: La facturación electrónica POS no solo le permite cumplir con la normativa, sino que mejora la eficiencia operativa, especialmente cuando las transacciones aumentan en navidad. Este sistema agiliza los procesos, reduce el riesgo de errores y mejora la experiencia del cliente al ofrecer recibos claros y accesibles.
- Verifique y valide los datos antes de emitir las facturas: La exactitud de los datos es crucial en la facturación electrónica. Revise minuciosamente la información, como el NIT del comprador y los impuestos aplicables, para evitar inconformidades, auditorías fiscales y sanciones. Implementar un sistema de doble verificación puede ser una buena práctica para asegurar la precisión.
- Capacite a su personal en cumplimiento fiscal: Aunque la facturación electrónica automatiza muchos procesos, la formación del equipo es esencial para evitar errores humanos. Capacitar a su personal sobre las herramientas tecnológicas y las normativas fiscales vigentes asegura que todo el proceso se maneje correctamente, reduciendo riesgos y mejorando la eficiencia.
- Mantenga un respaldo organizado y accesible de los documentos fiscales: Almacene las copias de las facturas electrónicas de manera ordenada y accesible, preferiblemente en plataformas en la nube. Esto no solo le ayudará a cumplir con las regulaciones de la DIAN, sino que garantizará la disponibilidad inmediata de la información en caso de auditorías o revisiones fiscales.
- Confíe en expertos para la implementación y soporte continuo: La implementación y el cumplimiento de la facturación electrónica pueden resultar complicados. Contar con asesores especializados le permitirá cumplir con los plazos establecidos y optimizar su sistema de facturación, adaptado a las necesidades de su negocio. Externalizar este servicio es una inversión que previene riesgos y mejora la eficiencia operativa.
Recomendado: DIAN incauta millonaria mercancía irregular que se vendía por TikTok
De igual manera,la facturación electrónica en Colombia no es una novedad, pero con las recientes resoluciones, (000165 de 2023, 000008 y 000119 de 2024), la DIAN ha dado un paso más hacia la digitalización de los procesos fiscales.
A partir del 1 de mayo de 2024, los grandes contribuyentes fueron los primeros en estar obligados a emitir documentos equivalentes electrónicos (DEE), siguiendo un cronograma claro y escalonado que abarcó a diferentes sectores:
- Grupo 1 (1 de mayo de 2024): Grandes contribuyentes.
- Grupo 2 (1 de junio de 2024): Declarantes del Impuesto sobre la Renta sin calidad de grandes contribuyentes.
- Grupo 3 (1 de julio de 2024): No declarantes del Impuesto sobre la Renta.
Este proceso no solo aseguró el cumplimiento fiscal, sino que buscó una transición ordenada, que se extendió a otros sectores en fechas clave de 2024:
- 1 de septiembre de 2024: Tiquetes de transporte aéreo de pasajeros, boletos de juegos de suerte y azar, y documentos en juegos localizados.
- 1 de octubre de 2024: Documentos para cobro de peajes, liquidación de operaciones bursátiles y transacciones en la bolsa agropecuaria.
- 1 de noviembre de 2024: Servicios públicos domiciliarios, tiquetes de transporte de pasajeros, extractos bancarios, boletas para espectáculos públicos, y entradas a cine.
“El cronograma escalonado de la facturación electrónica no solo es una exigencia fiscal, sino una invitación a modernizar procesos. No adaptarse aumenta el riesgo de sanciones y coloca a las empresas en desventaja frente a competidores que ya optimizan sus operaciones con herramientas digitales. La digitalización es inevitable, y el incumplimiento puede resultar en consecuencias mayores que multas, como pérdida de competitividad y reputación. Aquellos que actúen con rapidez estarán mejor posicionados para liderar”, concluyó Silva.