Las notarías y las autoridades de registro son el epicentro de los trámites inmobiliarios, sector que hoy se está reactivando después de la pandemia, pero que también debe enfrentar delitos como la suplantación de identidad, la falsificación de firmas, la estafa, la falsedad en documentos y la alteración del estado civil, entre otros.
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Para prevenir estos delitos, la firma de avalúos, promesas de compraventa y escrituras deben estar respaldados con tecnología que dé plena garantía, confianza y seguridad jurídica sobre la integridad de los documentos y la identidad de las personas.
En este propósito, son fundamentales herramientas como la firma digital, la biometría dactilar y próximamente, la biometría facial, ahora muy en práctica debido a la política estatal Estado Simple, Colombia Ágil.
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“Estas tecnologías permiten trámites ágiles, cómodos y eficientes y reducen costos de tiempo y uso de papel», explica Martha Moreno, presidenta ejecutiva de Certicámara, entidad pionera de certificación digital, filial de la Cámara de Comercio de Bogotá y acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC).
«Una revolución digital de las notarías es fundamental para la seguridad jurídica del sector inmobiliario y desde Certicámara hemos sido pioneros, abanderados y grandes aliados de ellas. Hemos evolucionado en los últimos meses y hoy contamos con una solución muy apropiada para la generación de flujos de firma en el marco de los procesos notariales denominada Certifirma.», recalca Martha Moreno, presidenta ejecutiva de Certicámara.
Firma digital en notarías
La firma digital es un mecanismo electrónico de validación de identidad regulado por la Ley 527 de 1999, que permite firmar diferentes documentos electrónicos, como escrituras, promesas de compraventa y avalúos, sin tener que desplazarse, pero, además, con validez y seguridad jurídica, con blindaje ante la falsificación y garantizando la integridad del documento que se está firmando.
Para que la firma digital tenga validez jurídica, es necesario que la persona interesada en firmar el documento, y también los notarios, hagan uso de las soluciones acreditadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC) a través de las Entidades de Certificación Digital que existen en Colombia. No cualquier persona o empresa puede emitir una firma digital.
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¿Cuál es la diferencia entre firma electrónica y digital?
La firma electrónica es todo dato electrónico que identifique a una persona, independientemente del grado de seguridad que ofrezca, como los medios biométricos, las contraseñas, la criptografía, entre otros. La firma electrónica puede ser emitida por cualquier entidad competente para tal fin.
La firma digital es un tipo de firma electrónica. Es un valor numérico que se adhiere a un documento y que permite determinar la identidad del firmante y garantizar que no ha sido modificado después de su firma.
La firma digital solo puede ser obtenida a través de una entidad certificadora debidamente acreditada ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC) y que previamente ha sido autorizada por el Gobierno Nacional.
La firma digital es el tipo de firma electrónica más segura, ya que además de garantizar la autenticidad e integridad del documento, es el único tipo de firma que no puede repudiarse, es decir, la persona que la utilizó no podrá negar su firma y su vínculo con el documento, ya que la firma digital goza de esta presunción legal.
Otros métodos como escanear o tomarle foto a la firma manuscrita realizada en un papel y pegarla a un documento no cabe dentro de ninguna de las anteriores definiciones y, por el contrario, es una práctica incorrecta e insegura, que expone a quien la implementa a un altísimo riesgo de suplantación y fraudes.
Colombia es el primer país donde se estructuró este sistema en las notarías
‘Estado Simple, Colombia Ágil’ es una estrategia que involucra la totalidad de las entidades del Estado, encabezadas por la Presidencia de la República, y en la que integran esfuerzos de coordinación el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo; el Departamento Administrativo de la Función Pública; el Ministerio de Justicia y del Derecho; el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones; y el Departamento Nacional de Planeación.
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