Muchos colombianos confunden la factura cambiaria de compra venta con la factura común que reciben en un supermercado, por ejemplo. Esta última es un soporte contable de la transacción realizada, mientras que la factura cambiaria -regulada en el Código de Comercio- constituye un título valor, así como también lo son el cheque o el pagaré.
La factura cambiaria de compra venta es un documento en el cual se consignan los bienes o servicios que se podrán entregar o ejecutar -según sea el caso- al comprador, en virtud de un contrato verbal o escrito que se celebra entre las partes. No es igual a un cheque, sino que, como un título valor, es susceptible de ser negociado y endosado.
Al igual que los demás títulos valores, la factura cambiaria deberá contener la mención del derecho que se incorpora y la firma de quien lo crea. Además de otros datos como el lugar de cumplimiento, así como la fecha y lugar de creación del título. Respecto de las reglas especiales aplicables sólo a la factura cambiaria, se deberá indicar la fecha de vencimiento, la fecha de recibo o la constancia del precio, de tal forma que al no cumplir con dichos requisitos se podría discutir la calidad de título valor de la factura.
El paso a la factura electrónica
Con el avance de las tecnologías se empezó a regular la factura electrónica, concebida como un documento equivalente a la factura de venta según el Estatuto Tributario. Esta transición no modifica los requisitos señalados anteriormente respecto de la factura cambiaria como título valor.
Uno de los requisitos en el formato electrónico es el de la firma, dado que la simple digitalización de la firma tradicional brinda un esquema muy bajo de seguridad en el marco de documentos electrónicos. Por esta razón y para garantizar la seguridad de la factura electrónica, teniendo en cuenta su naturaleza como título valor, la DIAN escogió la firma digital como el mecanismo idóneo para la suscripción de facturas electrónicas por parte del emisor.
Firma digital: seguridad en los documentos electrónicos
La firma digital consiste en un valor numérico adherido a un mensaje de datos que vincula la clave del creador del mensaje y al texto del mismo, permitiendo verificar cualquier alteración no autorizada. La Ley 527 de 1999 estableció dos características respecto de las firmas digitales: la primera es que solamente podrán ser emitidas por Entidades de Certificación Digital, las cuales serán acreditadas y auditadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC) y la segunda es que cuando se suscribe un documento con firma digital se presume la intención del suscriptor de firmar el documento electrónico, disposición que no es aplicable a otro tipo de firmas electrónicas.
Actualmente, la normativa colombiana ratifica la obligatoriedad del uso de las firmas digitales en la factura electrónica y establece los lineamientos técnicos que deberán tener en cuenta tanto los emisores como los proveedores tecnológicos para el efecto.
Cabe subrayar que, como se estableció anteriormente, la firma en la factura cambiaria es un requisito imprescindible. De tal forma que, si la factura electrónica carece de firma podría perder su condición de título valor. Es aconsejable siempre que tanto el emisor como el comprador de las mercancías o adquirente de servicios procedan a verificar la existencia de la firma.
¿Cómo verificar la firma digital en la factura electrónica?
Normalmente el destinatario verá dos archivos: uno en formato PDF que será la representación gráfica de la factura y se asemejará a la factura física tradicional, y otro archivo en formato XML (Extensible Markup Language). El archivo en formato PDF contendrá un código QR y el Código Único de Facturación Electrónica, a través de los cuales se podrá verificar la validez de la factura en la página de la DIAN y evitar ser víctima de posibles falsificaciones.
Visita nuestra sección En Perspectiva
El archivo XML es el que se enviará a la DIAN donde está contenida la información de la factura y es el documento que se encuentra firmado digitalmente, de ahí se desprente su integridad. Por tal motivo, es el archivo XML el que la DIAN tendrá en cuenta para efectos tributarios.
Como vemos, lo que dota de validez y seguridad jurídica a la factura electrónica es la firma digital impuesta en el archivo XML, mientras que la representación gráfica en formato PDF brinda la información relevante de la factura, pero allí no se encontrará la firma digital ni tendrá los efectos tributarios y probatorios del archivo XML.
Debido a esto, la factura electrónica debe conservarse en formato digital, pues en caso de imprimirse no se podrán verificar los atributos de seguridad jurídica garantizados mediante la firma digital. Dichos atributos son: la autenticidad, integridad y no repudio, imprescindibles para la emisión y circulación de la firma digital como título valor.
En resumen, la firma digital en la factura electrónica es un elemento imprescindible en aras no solamente de garantizar la calidad de título valor de la factura electrónica, sino también de velar por el cumplimiento de los atributos de seguridad jurídica de los títulos valores electrónicos. Esto generará confianza en la utilización de este tipo de títulos, pues los comerciantes no tendrán temor de recibir facturas alteradas, dado que las mismas se emiten con un estándar que incluso es más seguro que el de las facturas físicas tradicionales.
