La factura es el documento mercantil que refleja la información sobre la compra o venta de un servicio determinado.
Por tal motivo, todas las personas naturales o jurídicas dedicadas al comercio deben expedir la factura o el documento equivalente, a menos de que estén excluidas por el Estatuto Tributario. Tal es el caso de las corporaciones financieras, corporaciones para el ahorro y vivienda, entre otros.
Históricamente las facturas se han emitido a través de máquinas registradoras con sistema POS (tiquete) y otros equivalentes a la factura física.
Este documento se le entregaba al comprador, de forma inmediata, en la mayoría de los establecimientos comerciales. Sin embargo, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) anunció que dicho procedimiento cambiará en todo el país.
¿Cuál será el nuevo cambio con la facturación electrónica en Colombia?
De acuerdo con la Resolución 008 del 31 de enero de 2024, los contribuyentes que generen y transmitan facturas lo deberán hacer de forma electrónica.
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En ese sentido, Siigo, empresa de software contable, explica los detalles de la nueva reglamentación de la facturación electrónica para que las empresas estén prevenidas y eviten sanciones.
Los plazos para la implementación del nuevo POS electrónico deberán ocurrir entre el 1 de mayo y el 1 de noviembre de este año, de acuerdo con la clasificación del contribuyente o el tipo de documento equivalente.
- 1 de mayo: grandes contribuyentes que sean facturadores electrónicos y expidan tiquetes de máquina con sistema POS como soportes de sus ventas.
- 1 de junio: declarantes del impuesto sobre la renta que no sean grandes contribuyentes.
- 1 de julio: los no declarantes del impuesto sobre la renta y que tampoco sean grandes contribuyentes.
- 1 de agosto – 1 de noviembre: todos los documentos que la Dian considera como facturas deberán migrar a versión electrónica.
Beneficios de la implementación del POS Electrónico
Con respecto a la adopción del POS electrónico, Jarbin Rodríguez gerente de entrenamiento y excelencia de Siigo Latam, manifiesta que será muy útil para los empresarios pues, «al ser un sistema automatizado, el margen de error disminuye casi en un 80 % comparado con el método de facturación tradicional». Además, afirma que este mecanismo ayudará al control de los inventarios.
«En tiempo real y desde cualquier parte puedes consultar la cantidad de productos que tienes disponibles para así llevar una gestión de inventario detallada, con el sistema POS el empresario ahorra tiempo a la hora de facturar incluyendo como favoritos los productos que más vende, organiza y tiene un seguimiento al trabajo de los colaboradores en su negocio. Genera reportes de ventas, comprobantes, recaudos e informes diarios, que le permiten conocer el estado real de sus finanzas y tomar decisiones más precisas todo con una inversión desde solo 1.400 diarios».
Otro de los grandes puntos a favor, de acuerdo con Rodríguez, es que el sistema POS permitirá «consolidar información de todas las transacciones y cruzarlas con los cierres contables», para así tener un control minucioso de las actividades comerciales en las organizaciones.
