Recientemente se expidió la Ley 2080 de 2021 con la cual se reforma el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA). En concreto, allí se modifican aspectos sobre la incorporación de las TIC en la Administración Pública con el objetivo de lograr un Estado más eficiente y ágil, así como de consolidar una ciudadanía mucho más proactiva e innovadora en un entorno de confianza digital.
La nueva ley precisa que cuando se habilite el uso de canales digitales para la comunicación entre entidades éstas tienen que utilizar dichos medios. Es decir, se hace un nuevo llamado a promocionar el uso de las TIC entre entidades del Estado para el intercambio de información. Además, se menciona que es el Ministerio TIC el encargado de definir y reglamentar la obligatoriedad en el uso de medios electrónicos en trámites y procedimientos de la administración pública.
Cabe recordar que dicho ministerio, a través del Decreto 620 de 2020, estableció los lineamientos para que las entidades públicas mejoren su relación con los ciudadanos a través de medios digitales. Para ello, publicó la Guía de lineamientos de los Servicios Ciudadanos Digitales y la Guía para la vinculación y uso de los Servicios Ciudadanos Digitales.
La Sede Electrónica
Se define como la dirección electrónica oficial de titularidad, administración y gestión de cada autoridad competente. Un aspecto que se reitera en la nueva ley es que toda autoridad deberá tener al menos una dirección electrónica, lo cual venía consagrado desde la Ley 1437 de 2011. No obstante, a pesar de que algunas entidades ya cuentan con sedes electrónicas, solo recientemente se tiene lineamiento por parte del MinTIC frente a, por ejemplo, la integración de las mismas con la sede compartida del estado, el gov.co.
Adicionalmente, se precisa que la Sede Electrónica compartida será el Portal Único del Estado colombiano, a través del cual la ciudadanía accederá a los procedimientos, servicios y trámites digitales disponibles. Eso no implica que no pueda haber otras sedes compartidas; por ejemplo, un Ministerio puede ser la sede compartida de todas sus entidades vinculadas, pero siempre habrá una única sede a nivel Estado, el gov.co.
Usuario digital gratuito
Se precisa que las entidades y en general todos los obligados a implementar los Servicios Ciudadanos Digitales deberán facilitarle al usuario (ciudadano o empresario) el registro digital gratuito, al igual que el registro presencial. Para esto, se debe tener especial cuidado con el proceso de validación de identidad en el registro, ya que debe haber plena identificación de la persona, bien se trate de una persona natural o una persona jurídica.
Así las cosas, y cumpliendo con el servicio de autenticación digital contenido en el Decreto Ley 2106 de 2019 y el Decreto 620 de 2020, tal proceso de validación deberá hacerse mediante el uso de biometría, cédula digital y certificados de firma digital. Es decir, niveles de garantía altos y muy altos que den plena certeza de la persona que se registra. Este proceso de registro digital podrá estar vinculado a la Sede Electrónica de la entidad.
Notificaciones electrónicas
En la norma se reitera la posibilidad de notificar decisiones de la administración pública (actos administrativos) a través de medios electrónicos (algo que ya se tenía con la Ley 1437 de 2011 y el Código General del Proceso). Lo novedoso es que las notificaciones digitales se practicarán a través del servicio que ofrezca la Sede Electrónica de la autoridad.
Quien se notifica podrá acceder al acto que se notifica o bien a través de la sede electrónica de la entidad que notifica o bien a través de la sede compartida del Estado colombiano, el gov.co. En todo caso, la Entidad pública deberá certificar el acceso del usuario al acto que se notifica. También se podrán notificar los actos administrativos a través del correo electrónico del usuario a quien se notifica, previa aceptación de éste. De conformidad con el artículo 291 del Código General del Proceso (CGP), cuando se conozca la dirección electrónica de quien deba ser notificado, la comunicación podrá remitirse por el Secretario o el interesado por medio de correo electrónico, aspecto que fuera reiterado mediante el Decreto 806 de 2020.
La notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la administración. Es claro que a través de la Sede Electrónica que implementen las entidades se deberá tener constancia del “acceso” del usuario al acto que se notifica y, en consecuencia, la plataforma deberá permitir certificar dicho acceso. Ahora bien, cuando la notificación se surta por correo electrónico se deberá tener soporte, lo cual sólo se puede lograr mediante el uso de correos electrónicos certificados.
Expediente electrónico
La nueva ley conserva la definición de lo que es un expediente electrónico, esto es, un conjunto de documentos electrónicos correspondiente a un procedimiento administrativo. Además, se hace énfasis en la importancia de garantizar la autenticidad, integridad y disponibilidad del expediente.
Sin embargo, en el nuevo articulado se elimina la exigencia de tener un índice electrónico firmado digitalmente, el cual se pedía para garantizar la integridad del expediente. Al respecto es importante mencionar que las Guías de Documento Electrónico y Expediente Electrónico emitidas por MinTIC y el Archivo General de la Nación señalan que el “índice electrónico se deberá firmar digitalmente al cierre del expediente, sin perjuicio de las garantías de seguridad de la información que deberán adoptar las entidades públicas durante la etapa de tramitación”.
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Recepción de documentos electrónicos
Para la recepción de documentos electrónicos dentro de una actuación administrativa, la norma indica que las autoridades deberán contar con un registro electrónico de documentos (aspecto que ya consagraba la Ley 1437 de 2011). Los cambios en esta ocasión son:
- Llevar un estricto control y relación de los documentos electrónicos enviados y recibidos en los sistemas de información a través de los diversos canales, incluyendo la fecha y hora de recepción. Se debe llevar un control no solo de los mensajes recibidos, sino de los enviados.
- Mantener los sistemas de información con capacidad suficiente y contar con las medidas adecuadas de protección de la información de los datos y en general de seguridad digital. Se habla tanto de la casilla de correo electrónico de la entidad como de todos los sistemas de información de comunicaciones.
- Emitir y enviar un mensaje acusando el recibo o salida de las comunicaciones, indicando la fecha de esta y el número de radicado asignado. Se incluyen las comunicaciones recibidas y las de salida, lo cual antes no era exigido.
El uso de las TIC en la administración pública, depende de la implementación de la Política de Gobierno Digital y en concreto del eje transversal: los Servicios Ciudadanos Digitales. Las normas ya habilitan el uso de las TIC, ahora debemos masificar su uso. Las herramientas TIC en todos los procesos judiciales se rigen también por el Decreto 620 de 2020, cuya implementación deberá ser armónica con los lineamientos que señale el Consejo Superior de la Judicatura en el plan de transformación digital del sector, el cual se espera tenga resultados visibles este año.
