La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, dio a conocer el artículo 29 del Proyecto de Resolución emitido en agosto de 2022, que establece 14 requisitos comunes que deberá cumplir el Documento Equivalente Electrónico.
El proyecto presentó importantes cambios en el esquema de factura electrónica vigente en Colombia para los cuales los contribuyentes afectados deben estar preparados para su cumplimiento.
Entre las novedades más llamativas que presenta el nuevo proyecto de resolución está la nueva obligación de emisión del documento equivalente ahora en formato electrónico.
«En Saphety ya estamos preparados para el darles solución a nuestros clientes en el cumplimento de los 14 requisitos a los sujetos obligados a expedir documento equivalente electrónico«, afirmó, José Fernando Medina, Country Manager de Saphety Colombia.
Dichos 14 requisitos para el documento equivalente electrónico son:
1. Estar denominado utilizando la expresión que identifique el documento, de acuerdo con el listado señalado en el artículo 25 de la presente resolución adicionando al final de la denominación la expresión: «electrónico».
2. De conformidad con lo establecido en el literal b del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.
3. La discriminación del Impuesto sobre las Ventas, IVA, el Impuesto Nacional al Consumo y el Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, según corresponda, por cada uno de los bienes vendidos o servicios prestados.
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4. De conformidad con lo establecido en el literal d del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva determinada por el sujeto obligado.
5. Fecha y hora de generación.
6. De conformidad con lo establecido en el literal e del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.
«De acuerdo a Dian, el documento equivalente electrónico, solo se entenderá expedido cuando sea validado por la entidad, y entregado al adquirente, cumpliendo con las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos en esta resolución», comentó Medina.
7. Deberá entregarse al adquiriente documento equivalente electrónico en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: Documento validado por la DIAN.
8. De conformidad con lo establecido en el literal g del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.
9. Indicar la calidad del agente retenedor del IVA y autorretenedor en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación, SIMPLE, según corresponda.
10. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria, NIT, del fabricante del software y el nombre del software.
11. El código único de documento equivalente electrónico (CUDE).
12. Incluir la firma digital del emisor del documento equivalente electrónico al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la DIAN.
13. Cumplir con los requisitos específicos señalados en la presente resolución, que aplican de acuerdo con el documento equivalente que corresponda a la operación que pretende ser soportada.
14. Cumplir con las condiciones técnicas y tecnológicas señaladas en el «Anexo técnico documento equivalente electrónico» establecido en el Título XI de la presente resolución.
«Según este documento, los sujetos obligados a expedir documento equivalente electrónico además de los requisitos señalados en los numeral 1 al 12, podrán incluir aquellos requisitos adicionales que consideren necesarios en atención a las características propias de cada sector.
Para el efecto deberán dar aplicación a lo establecido en el Anexo técnico documento equivalente electrónico», concluyó el Country Manager de Saphety Colombia.
De acuerdo con el portal Edicom, el documento equivalente es de facto una factura electrónica de venta, pero con ciertas características especiales relativas a un sector de la economía colombiana concreto.
Anteriormente existían 28 tipos de documentos equivalentes, que el decreto 358 redujo a 13.
Con la digitalización obligatoria de esta tipología de documentos que, dada su naturaleza, ya sean recibos de servicios públicos, las pólizas de seguros, los extractos de algunas entidades, el boleto de avión, peajes, etc. va a implicar forzosamente el salto de la factura electrónica al B2C en Colombia.
La obligación de emitir el documento equivalente en formato electrónico se aplicará de forma progresiva, según la tipología del documento equivalente.
Dicho calendario progresivo comienza el 1 de marzo de 2023 y finaliza el 1 de julio del mismo año con la adaptación del último tipo de documento.
Como es habitual en la aplicación de nuevos desarrollos por parte de la DIAN, existe un plazo de adaptación voluntaria de forma anticipada que comienza cuando dicha funcionalidad esté operativa por parte de la entidad.
