Uno de los principales aliados que tienen las organizaciones son los proveedores, un actor clave que permite cumplir con necesidades y objetivos estratégicos que, por tiempo, falta de conocimiento o ausencia de talento humano especializado, no se pueden suplir internamente.
Desde los equipos o departamentos de compras se tienen claros los procedimientos para seleccionarlos, el perfil, los requisitos que deben cumplir, su propuesta de valor y hasta el cobro de sus honorarios para saber si se ajustan a un presupuesto determinado.
Sin embargo, por lo general se desconoce qué información se debe tener en cuenta al momento de contratar a un aliado externo, con el fin de no correr riesgos reputacionales que puedan poner en jaque la imagen y buen nombre de la organización.
Destacado: El reto tecnológico que trae la reforma pensional en Colombia
Para responder a esta inquietud, la Startup colombiana Tusdatos.co, realizó un manual práctico que revela los principales antecedentes que se deben consultar antes de vincular proveedores, con el propósito de no asumir riesgos reputacionales que pongan en aprietos jurídicos al representante legal de la empresa o, de hecho, puedan amenazar la continuidad del negocio.
Antes de contratar proveedores
- Primero, se deben considerar los estudios de seguridad para verificar que los proveedores no estén envueltos en demandas y, si lo están, conocer el tipo de proceso en el que se encuentran expuestos, ya que esto si es una señal de alerta para las organizaciones.
- Segundo, es indispensable verificar que estos colaboradores externos no tengan procesos por temas de incumplimiento contractual o procesos con la Superintendencia.
- Tercero, también se debe prestar atención a la verificación de la matrícula mercantil para validar la existencia y la constitución de las empresas y negocios. Esta validación se puede hacer a través de internet o por medio de diferentes plataformas.
Los riegos
De acuerdo con Stefanía Romo, abogada especialista en protección de datos personales y gerente de Almeida & Romo Abogados Consultores, estos son los principales tres riesgos a los que se expone una organización por no revisar los antecedentes en el proceso de vinculación de proveedores.
- Amenazas reputacionales. “Al contar con personal que no es el idóneo o que no está capacitado, se exponen al riesgo de perder clientes con facilidad y afectar la calidad del servicio que están ofreciendo”, afirma Romo.
- Las organizaciones pueden estar contratando aliados externos que estén o hayan estado vinculados con temas de lavado de activos, entre otros delitos. “Estas sanciones suelen ser públicas y su desconocimiento puede también afectar la imagen de la marca”, agrega.
- Otros riesgos comunes son la terminación de contratos, la pérdida de confianza en el mercado y el incumplimiento de garantías al cliente en calidad de consumidor final.
