Como es habitual cada año, las asambleas de copropietarios se realizan entre febrero y marzo en los inmuebles sujetos al régimen de propiedad horizontal.
La importancia de las asambleas radica en que se definen aspectos que guían el buen funcionamiento de la copropiedad y aspectos tanto económicos como financieros en los edificios.
Al finalizar la asamblea se redacta un acta siendo este el documento en el que quedarán expuestas las cifras y resultados de la reunión.
Por eso Properix, el sistema online especializado en propiedad horizontal y David Barros Balocco, comparte cinco claves a la hora de realizar una asamblea exitosa.
Recomendaciones para realizar la asamblea de copropietarios
1. Reglamento
El primer consejo es que, además de tomar como eje todo lo relacionado con el capítulo 10 de la Ley 675 de 2001, se debe prestar especial atención al reglamento de la propiedad horizontal.
Siendo así, los administradores deberán tener presente, no sólo la ley de propiedad horizontal sino el reglamento que lo rige, pues en este se tendrán especificaciones sobre el manejo de fechas previamente fijadas para asambleas y asuntos pertinentes a el bien privado.
2. Calendario
En cuanto al calendario, se sugiere revisar lo siguiente antes de hablar con el Consejo para pactar una fecha de asamblea.
· Calendario de días festivos 2023
En Colombia este año habrá 20 días festivos, sin embargo, febrero y septiembre no tendrán fechas de descanso. Abril, debido a Semana Santa, tendrá cuatro días festivos.
Ferias y fiestas en Colombia 2023: es vital comprender la importancia que se le otorga a cada festividad en la región donde realizamos la asamblea. Por ejemplo, hacer una asamblea en noviembre en Cartagena no sería lo más recomendable.
· El fútbol puede afectar la convocatoria
Por eso, es conveniente conocer el calendario de torneos y eventos de la FIFA en 2023: fechas de eliminatorias y torneos nacionales o internacionales, con el fin de que estas no se crucen con la fecha de la asamblea.
· Vacaciones de mitad de año
La mayoría de los residentes de la propiedad horizontal no se encuentran en sus viviendas durante esta temporada, por tanto, es importante que al momento de realizar la asamblea se cuente con la participación de todos los dueños de inmuebles para la toma de decisiones que afectan la convivencia y administración.
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3. Convocatoria para la asamblea de copropietarios
Respecto de los tiempos de la convocatoria, la administración debe agendar la cita con una antelación no menor a 15 días calendario y enviar una comunicación a cada uno de los propietarios, a la última dirección registrada.
Debe incluir fecha, lugar y orden del día, más el listado de propietarios que adeudan las cuotas de administración.
Una recomendación es aprovechar la antelación para tomar decisiones en la asamblea ordinaria y no para discutirlas, y utilizar esta instancia para adjuntar los estados financieros y el informe de gestión.
También se aconseja agendar como mínimo 17 días antes, con el fin de dar tiempo a los participantes para pensar qué pueden aportar en el encuentro.
Diseño de la asamblea, duración y temáticas
¿Alguna vez has participado de una asamblea que parecía no avanzar?
Una asamblea debería durar, como máximo, cinco horas. Para cumplir con este tiempo, se sugiere aprender a regular las instancias y controlar los silencios.
Cuando se realiza una pregunta y hay un silencio, aguardar 30 segundos y continuar con lo agendado. También escoger un buen presidente de asamblea que sepa en qué momento hacer una pregunta y dar lugar a respuestas, cuántos minutos hay que brindar y cuándo evitar intervenciones.
Las votaciones, por ejemplo, no deben durar más de dos minutos.
Respecto de la sección de proposiciones, Barros Balocco sostiene que no se debe restar importancia, pero sí darle el manejo adecuado. Incluso, varios de esos puntos podrían ameritar una asamblea extraordinaria.
En este aspecto es muy útil tratar los PQRS en el momento, por ejemplo, temas relacionados con las mascotas a través del Comité de Convivencia.
La tecnología como aliada para la asamblea de copropietarios
Si se toma en cuenta que cada vez hay más proyectos donde la gente invierte para renta sin necesariamente ser residentes de ese lugar, las asambleas virtuales a través de plataformas tecnológicas pueden ser de gran ayuda para garantizar su participación y que no tengan que viajar.
El marco legal lo permite, y la idea es aprovechar formatos que brinden mayor participación.
Tecnologías como la de Properix, por ejemplo, garantizan un canal de comunicación integral para PQRS y avisos.
En febrero, además, lanzarán un producto específico para asambleas, que consta de una app con convocatorias digitales, recordatorios, confirmaciones de asistencia, votaciones que contemplan coeficientes y poderes, y documentación transparente de los resultados.
