En entrevista, José Manuel Jiménez, CEO y fundador de Webdox CLM se refirió a la digitalización de los contratos de las empresas y los retos de la firma.
Los contratos son un activo extremadamente valioso para cualquier organización. Forman parte de su base, ya que definen los alcances y reglas de un negocio, son necesarios para minimizar riesgos, evitar conflictos y asegurar que se cumpla la legislación vigente. Pese a esto, algunas empresas continúan sin dar a los contratos la suficiente atención que ameritan. Son documentos “invisibles”, almacenados desorganizadamente en largas cadenas de correos electrónicos o archivados en obsoletos medios físicos y mal gestionados. Vea más en noticias empresariales.
La transformación digital, sin embargo, ha acelerado la importancia de digitalizar y gestionar los contratos, considerándolos uno de los activos más importantes de las organizaciones, haciéndolos visibles y tomando conciencia del valor que generan a todos los procesos.
Es en este contexto donde toma gran importancia la gestión digital del ciclo de vida de los contratos. Es decir, el proceso que determina todas las etapas por las que atraviesa un contrato, desde que se solicita, hasta que se termina o renueva.
En entrevista para Valora Analitik, José Manuel Jiménez, CEO y fundador de Webdox CLM, habló de los retos de la transformación digital de su empresa, especialmente enfocado en la digitalización de contratos.
¿Cómo pueden beneficiarse los empresarios al gestionar sus contratos de forma digital?
El gran y principal beneficio que los empresarios de la región han visto con la gestión digital de contratos es la capacidad de lograr que sus procesos contractuales sean más eficientes.
Los contratos son el corazón de los negocios. Por lo tanto, tener la capacidad de gestionar los procesos contractuales de manera centralizada, digitalizada y automatizada es una tarea clave, ya que una gestión de este tipo, ayudará a incrementar los ingresos, reducir costos, disminuir riesgos y mejorar el cumplimiento en cada organización que aplique estas buenas prácticas.
Al hacer esta gestión de forma digital se agilizan los procesos de negociación, firma, y seguimiento del contrato (Posfirma), con lo que se logra mayor visibilidad y control. Por su parte, contar con un repositorio digital centralizado entrega transparencia a las partes involucradas en el acuerdo, logrando acuerdos de negocios más rápidos, de mejor calidad y más eficientes.
¿Qué componentes hacen que una plataforma como Webdox realmente ofrezca valor para el negocio?
Webdox CLM busca que los acuerdos de una organización estén disponibles y ordenados, en línea. Para ello ofrece una solución de software como servicio (SaaS), operada en la nube. Esta solución responde a las necesidades del usuario con una interfaz intuitiva que ahorra tiempo y costos, siempre con foco en la automatización y digitalización contractual.
Entre las funcionalidades principales de nuestra solución están los workflows de aprobación automatizados, las firmas electrónicas integradas (simple y avanzada), el repositorio digital, la reportería automatizada y el sistema de alarmas y notificaciones para acompañar la vigencia y marcos clave de cada contrato.
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¿Qué beneficios reportan los clientes con el uso de esta plataforma?
Desde Webdox CLM, hemos identificado, a través de los casos de éxito de nuestros clientes, un gran impacto en la reducción de tiempos de operación contractual, por ejemplo, uno de nuestros clientes de Perú, del segmento educativo, afirma que ha logrado acelerar en 90% el proceso de firma de sus contratos.
Otra referencia que podemos mencionar es el caso de uno de nuestros grandes clientes en Chile, del sector de telecomunicaciones, quienes han identificado una reducción de 25% de tiempo total del proceso de solicitud, elaboración, aprobación y firma de sus contratos.
Adicionalmente, por la experiencia general de nuestros clientes, sabemos que el uso de nuestra plataforma acelera los procesos de venta de las empresas a través de contratos digitalizados y automatizados, reduciendo hasta un 85% los tiempos asociados a cierres de acuerdos.
¿Cómo se integra la tecnología de Webdox CLM con el ecosistema de TI del negocio? (ERP, CRM, gestión documental)
Actualmente hemos identificado que, con la expansión del uso de la firma electrónica y la digitalización de la información, todas las industrias requieren del apoyo de una plataforma para la administración digital de contratos.
En este sentido, trabajamos para que nuestra solución se integre con las principales herramientas que actualmente se emplean como columna vertebral de gestión de procesos en las organizaciones. Con esto, Webdox CLM puede integrarse a diferentes sistemas que ya son utilizados en las empresas que atendemos.
¿La firma electrónica incluida en la plataforma de Webdox CLM cumple con el marco regulatorio de la firma electrónica en Colombia?
Nuestra firma electrónica simple cumple a cabalidad las exigencias de la normativa colombiana.
Un estudio realizado por Erick Rincón, de la firma Rincón Cárdenas & Moreno, perito especializado en Derecho de Internet y Nuevas Tecnologías y presidente de la Asociación Colombia Fintech, afirma que “la solución de firma electrónica de Webdox CLM se consolida como un mecanismo válido, que cumple con los requisitos establecidos en la Ley 527 de 1999, Decreto 2364 de 2012, y demás normas concordantes.
Adicionalmente, es una solución que garantiza la autenticidad y la seguridad para los acuerdos de negocios firmados electrónicamente.
Para garantizar la seguridad y autenticidad de los acuerdos firmados a través de la firma electrónica de Webdox CLM, es generado un certificado digital que le entrega validez jurídica y que, a la vez, autentifica la identidad del firmante.
Si el archivo sufre alguna alteración en la post-firma, el certificado de firma electrónica deja de ser válido, y el proceso debe ser realizado nuevamente. Con esto, se garantiza que la firma es segura y que el firmante estuvo consciente de cualquier cambio realizado en el documento.
Estos esfuerzos por cumplir la normativa colombiana en lo referente a la firma electrónica simple y la integridad de la información en documentos electrónicos, nos permiten ofrecer a las organizaciones del país una solución justa, eficiente y transparente para la gestión de sus contratos.
¿Cuál es la perspectiva del negocio de Webdox CLM en América Latina?
En 2021 crecimos un 80%. Esto se traduce en la gestión de más de 3 millones de contratos para un número aproximado de 300 clientes en 12 países. En lo que va del 2022, hemos acelerado nuestro ritmo de crecimiento, esperando llegar a un crecimiento de aproximadamente el 150% en la región.
Todo lo anterior mantiene nuestro propósito de convertirnos en una startup “unicornio”, y ser parte de los software Top 5 Global para la gestión del ciclo de vida de los contratos.
¿Qué papel juega Colombia en su proceso de expansión y crecimiento?
Desde el 2020, venimos trabajando en un fortalecimiento gigantesco de nuestra operación en Colombia, puesto que consideramos al país como un territorio clave dentro de nuestra estrategia de expansión.
El mercado colombiano tiene una enorme oportunidad de avance en la ruta de transformación digital empresarial, gracias a su facilidad de adaptación y apropiación de las nuevas tecnologías. Esto nos ha llevado a avanzar rápidamente en la relación con varias de las empresas top 500 más grandes del país. Algunos de nuestros principales clientes en Colombia son: Telefónica Colombia, Postobón, Coosalud, Almacenes Flamingo, Melexa y Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, entre otras empresas colombianas top 500.
En el último año el equipo de Webdox en Colombia ha tenido un crecimiento exponencial incorporando nuevo talento en las áreas de Ventas, Producto, Customer Success y Marketing, consolidando un equipo de colaboradores locales que se unen a los más de 130 que hacen parte de toda la operación regional, que tienen como objetivo brindar una solución que facilite la negociación, seguimiento, automatización y administración contractual, para que todo tipo de empresas peruanas puedan lograr mejores relaciones de negocios, es decir, más justas, eficientes y transparentes.
Creemos que el mercado latinoamericano está listo para pasar a una nueva era en la administración de los contratos y firma electrónica de los mismos, y eso nos permite tener un enorme margen de expansión.
