Por medio de la Resolución 000037 de la Dian, la nómina electrónica se incluyó en el ecosistema digital, desde agosto de este año las empresas ya han podido adoptarlo.
Colombia está adoptando nuevas tecnologías para reforzar el talento humano, contratar más personal, y hacer todo un movimiento administrativo frente a lo laboral, obligando a que las personas y organizaciones se actualicen, principalmente en la implementación de la nómina electrónica. Vea más en Finanzas Personales.
Por medio de la Resolución 000063 de la Dian, la nómina electrónica se incluyó en el ecosistema digital, desde agosto de este año las empresas ya han podido adoptarlo. De acuerdo a la entidad, esta nueva función estará dentro del sistema de facturación electrónica, y su habilitación será progresiva, en función del número de empleados que tenga cada compañía, así mismo, tendrán que hacerlo mensualmente con cada uno de los cuatro grupos definidos en el calendario.
Este cambio es obligatorio en todo el país, y se debe hacer hasta diciembre de este año. Según especifica la resolución, este sistema se usará para la “habilitación, generación, transmisión, validación, expedición, entrega y registro”.
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¿Para qué sirve la nómina electrónica?
Sirve para soportar los gastos de nómina y deducciones originadas de una relación laboral para efectos de los impuestos de renta y otros cuando aplique.
Es un proceso similar al de la factura electrónica, aunque con unas diferencias, ya que requiere validación por parte de la Dian y se utiliza un formato de archivo estandarizado, aunque son archivos con estándares diferentes.
Debe tener disponible los archivos durante un tiempo mínimo de 5 años, tal como sucede con la factura electrónica.
Podrán emitirse documentos electrónicos como notas de juste a la nómina electrónica.
Recomendaciones para la implementación de la nómina electrónica
Para implementar la nómina electrónica, es recomendable hacerlo por medio de proveedores que efectúen este tipo de soluciones para agilizar y facilitar el proceso, siempre y cuando sea una compañía registrada, según José Fernando Medina, Country Manager de Saphety Colombia, “nosotros estamos autorizados por la Dian, contamos con más de 20 años de experiencia a nivel internacional, liderando soluciones del ecosistema de documentos electrónicos, factura electrónica, nómina electrónica, factoring electrónico y transacciones EDI”.
Actualmente, Saphety tiene una cartera de clientes que incluye a más de 10.000 compañías y más de 190 mil usuarios en 52 países, sin embargo, en Colombia tiene habilitado un aproximado de 200 empresas, emitiendo más de 70.000 nóminas en producción real, con planes de facturación y nómina electrónica desde $120.000 y con vigencia de 2 años.
Son muchos los beneficios al implementar la nómina electrónica, ya que le permite garantía de visibilidad y entrega de los diferentes estados de la factura y confirmación de recepción por parte del usuario, más transparencia en la relación entre clientes y proveedores, optimizando los tiempos de tramitación, verificación y aprobación de facturas, mejor flujo de caja, y por último la entrega inmediata de facturas permite acortar el plazo de pago, mejorando la liquidez de las empresas.
